Privacybeleid

Privacyverklaring

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, interne en externe medewerkers, andere stakeholders en betrokkenen.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via volgende contactgegevens:

FluxLab Netwerk vzw
Dokter Jean Vercouilliestraat 31, 9090 Melle
0485 78 47 69
info@fluxlab.be

FluxLab Netwerk vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (General Data Protection Regulation, kortweg GDPR). De hele regeling heeft als doel om Europese burgers meer zekerheid te geven over de veilige opslag van persoonsgegevens.

Verwerkingsdoeleinden & rechtsgronden

FluxLab Netwerk vzw verwerkt persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

• Het verwerken en opvolgen van uw deelname aan onze activiteiten;
• Het faciliteren van klanten en facturatie;
• Het versturen van informatieve nieuwsbrieven;
• Het bijhouden van inschrijvingslijsten voor activiteiten.

FluxLab Netwerk vzw verwerkt persoonsgegevens vanuit volgende rechtsgronden:

• Om onze opdracht als vereniging te kunnen waarmaken en het statistisch bijhouden van gegevens voor de overheid (wettelijke verplichting)
• Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
• Onze leden en geïnteresseerden op de hoogte houden van onze informatie via onze digitale nieuwsbrieven (met toestemming van de betrokkenen; gerechtvaardigd belang)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Voor deze verwerkingsdoeleinden kunnen we de volgende persoonlijke identiteitsgegevens vragen: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, geboortedatum, rijksregisternummer en geslacht.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.

Overmaken aan derden

De gegevens die u aan ons bezorgt, kunnen wij verstrekken aan derde partijen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij delen persoonsgegevens enkel met de volgende externe partijen :

• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld;
• Overheidsdiensten (subsidiërende overheden en fiscale administraties);
• Verzekeringsinstantie;
• Partner(s) m.b.t het verzorgen van de internetomgeving en het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven (web- en mailhosting);
• Partner(s) m.b.t. het verzamelen van geanonimiseerde gegevens met betrekking tot het gebruik van onze website (zie cookiebeleid);
• Partner(s) m.b.t. het verzorgen van onze IT infrastructuur.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben gesloten. Verder worden uw gegevens noch uitgeleend, noch verhuurd, noch verkocht aan derde partijen.

Enkel onze vaste medewerkers hebben standaard toegang tot de persoonlijke gegevens van de personen in ons databestand.

Bewaartermijn

FluxLab Netwerk vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding en de subsidiërende overheid).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Website & cookies

Door de toegang tot en het gebruik van de website verklaart u zich uitdrukkelijk akkoord met de algemene voorwaarden en stemt u in met het gebruik van cookies.

Beveiliging van je gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we onder andere de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens FluxLab Netwerk vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordenbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• Op de computers van de medewerkers is een antivirusprogramma geïnstalleerd;
• Onze documenten worden bewaard op Office 365/Sharepoint en zijn beschermd door een login en wachtwoord;
• We evalueren regelmatig onze maatregelen.

Rechten van de betrokkene

• U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
• U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• U heeft recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
• U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
• U kunt bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.
• U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
• Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kunt u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

FluxLab Netwerk vzw kan haar privacyverklaring steeds aanpassen. Deze wijzigingen vermelden we op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 19 januari 2021.